Anfrage zur Sitzung des Gemeinderats am 27.07.2021

Die Verwaltung berichtet dem Gemeinderat:

I:

1. Wie viele der Verwaltungsleistungen sind mindestens auf Stufe 3 des Reifegradmodells digitalisiert?
2. In welchem Reifegrad sind die umzusetzenden Verwaltungsleistungen aktuell verfügbar?
3. Mit Hilfe welcher Plattformen/Anbieter/Apps wird die Digitalisierung der einzelnen Leistungen ermöglicht?
4. Stellen Sie bitte die Projektplanung für die OZG-Umsetzung vor: insbesondere Projektstrukturplan, Ablaufplan, Kostenplan und Ressourcenplan.
5. Wie begründet sich die Verzögerung bei der Digitalisierung der einzelnen Verwaltungsleistungen?
6. Welche zusätzlichen Ressourcen sind notwendig um den notwendigen Reifegrad für alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 zu erreichen?
7. Welche Arbeitsgruppen/Gremien/Lenkungskreise sowie zuständige Digitalisierungsbeauftragte sind an der Umsetzung des OZG beteiligt?
8. Wie viele Digitalisierungsbeauftragte unterstützen die Fachbereiche bei der Umsetzung des OZG?
9. Über welche Plattform und ab wann werden für Bürger digitale Bürgerpostfächer zur Verfügung gestellt? Werden hier ein ende-zu-ende-verschlüsselter Datenaustausch mit einer dem Stand der Technik entsprechenden asymmetrischen Verschlüsselung sowie eine verschlüsselte Datenablage ermöglicht?
10. Wird die Funktion digitaler Personalausweis von der Stadt Mannheim aktiv beworben?
11. Wird die Funktion digitales Bürgerpostfach von der Stadt Mannheim aktiv beworben?
12. Gibt es Unterstützung/Support für Bürger bei Fragen und Problemen bei der Aktivierung des digitalen Personalausweises bzw. des Behördenpostfaches?
13. Werden von den Fachabteilungen De-Mail-Adressen in der Kommunikation mit andern Behörden und Bürgern genutzt? Von welchen Ämtern und wo wird diese Art der Kommunikation bisher angeboten?
14. Welche Ämter/Abteilungen nutzen bisher ein digitales Behördenkonto?
15. Werden in service-bw eingehende Anfragen und Anträge von Bürgern bearbeitet und wie lang ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit?
16. Werden über die Seite des Bürgerportals der Stadt Mannheim eingereichte digitale Anträge protokolliert und den Bürgern eine Bestätigung der Antragseinreichung zugeschickt, um hier sowohl eine revisionssichere Dokumentation für die Verwaltung als auch die Justiziabilität von Verwaltungsakten sicher zu stellen?
17. Können die digitalen Anträge medienbruchfrei in der e-Akte eingebunden werden?
18. Wie viele/welche der über das Bürgerportal der Stadt Mannheim gestellten Anträge können medienbruchfrei von den Sachbearbeitern im jeweiligen Fachverfahren bearbeitet und wenn nötig digital signiert werden?
19. Besteht die Planung alle Verwaltungsleistungen in Form einer App zur Verfügung zu stellen?
20. Gibt es in eine flächendeckende elektronische Aktenführung. Falls nein, wo fehlt diese?

Bitte beantworten Sie die Fragen 1, 2, 3, 4, 7 und 18 schriftlich bzw. stellen die entsprechenden Unterlagen und Auswertungen zur Verfügung.

II: Zusätzlich gibt die Verwaltung Auskunft über:

Mit welchem Meldesystem wird die RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES umgesetzt und wann wird das Meldesystem zur Verfügung stehen?

Begründung:

Zu I:

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet die Kommunen alle Verwaltungsleistungen für Bürger*innen und Unternehmen bis Ende 2022 online zur Verfügung zu stellen. Weitere Anforderungen, auf die die gestellten Fragen Bezug nehmen, ergeben sich aus dem E-Government-Gesetz und weiteren Fachgesetzen, wie dem Signaturgesetz.
Um die Umsetzung der Anforderungen des OZG vom derzeitigen Umsetzungsstand zu erreichen, sind eine umfassende Projektplanung, sowie die Einstellung entsprechender Ressourcen notwendig. Die konkreten Projektpläne sind derzeit nicht im Ratsinformationssystem einsehbar. Ob die Fachbereiche bei der Umsetzung in ausreichendem Umfang durch Digitalisierungsbeauftragte beraten und begleitet werden, ist fraglich.

Welche Plattformen und Anbieter mit der Umsetzung betraut wurden, wurde gegenüber dem Gemeinderat nicht oder nur unzureichend kommuniziert.

Die digitale, medienbruchfreie Antragsstellung ist zum Großteil nicht möglich. Ein digitales Bürgerpostfach, wie es von vielen anderen Kommunen über Service BW genutzt wird, wird von der Stadt Mannheim nicht angeboten. Vorhandene Bürgerpostfächer in Service BW werden von der Stadt nicht genutzt, was Anfragen und Anträge von Bürgern über Service BW ins Leere laufen lässt.

Ein sicherer Datenaustausch (mit Protokollierung) über ein Bürgerpostfach wird den Mannheimer Bürgern im Gegensatz zu Kommunen, die Service BW nutzen, nicht zur Verfügung gestellt.

Die Dokumentation und Justizierbarkeit der bisher auf dem Bürgerportal genutzten Online-Anträge ist fraglich und auf Bürgerseite nicht ausreichend.

Es sind wenige digital bearbeitbare Formulare verfügbar, die medienbruchfrei bis ins Fachverfahren bearbeitet werden können. Digital eingehende Anträge müssen teilweise ausgedruckt und handschriftlich signiert werden. Dies verzögert und erschwert die Verarbeitung und belastet Mitarbeiter mit zusätzlichen Arbeitsschritten. Das Arbeiten im Homeoffice – gerade unter Coronabedingungen – scheiterte oft an Medienbrüchen und fehlenden Signaturen.

Zu II:

Die Richtlinie tritt am 17.12.2021 in Kraft. Die Umsetzung wird für die Stadt Mannheim verpflichtend sein. Es ergeben sich für die Stadt Mannheim nicht unwesentliche Haftungsrisiken aus der Nichtumsetzung.

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Ergebnis:

In der Sitzung des Hauptausschusses am 30.09.2021 beantwortete die Stadtverwaltung unsere Anfrage dahin gehend, dass sie 300 Leistungen identifiziert hat, die sie den Bürger*innen in naher Zukunft online per Antrag zur Verfügung stellen will. Darüber hinaus wolle man sich nicht nur auf das Portal service-bw.de verlassen, sondern auch individuelle Lösungen entwickeln. Bisher sind allerdings nur 41 Prozesse weitestgehend digitalisiert. Unsere Fraktion wird daher in den kommenden Wochen einen Antrag zur schnelleren Digitalisierung der Verwaltung stellen.