Antrag zur Sitzung des JHA am 23.01.13 und des Gemeinderats am 19.02.2013

Antrag

Der Gemeinderat beschließt:

1.    Der Fachbereich Kinder, Jugend und Familie – Jugendamt wird entsprechend dem im Gutachten der ISS Beratungs- und Entwicklungs GmbH konstatierten Handlungsbedarf, wie im beigefügten Schaubild (Anlage 1) dargestellt, in einer einheitlichen Organisation funktional weiterentwickelt.

2.    Alle Leitungspositionen im Fachbereich Kinder, Jugend und Familie – Jugendamt werden zeitnah besetzt.

3.    Entsprechend den im ISS-Gutachten aufgeführten Vorschlägen werden folgende kurzfristig umzusetzende Maßnahmen in den Abteilungen durchgeführt. Diese Maßnahmen sind lt. Gutachten unabhängig von einer Strukturentscheidung:

•     51.0 Sortierung und Stärkung der Verwaltung einschließlich Bildung von Koordinationsstellen für die Immobilienverwaltung, Personalmanagement, Rechtsfragen und Kontraktmanagement. Prüfung der Zusammenarbeit mit dezentralen Verwaltungseinheiten,

•     51.3 Trennung von Amtsvormundschaft und Beistandschaft in zwei Sachgebiete. Klärung der Verortung der Einheit „Tagespflege/Elternbeiträge“. Durchführung einer analytischen Personalbedarfsplanung,

•     51.4 Optimierung der (Stabs-)Einheiten, die direkt der Abteilungsleitung zugeordnet sind,

•     51.6 Etablierung einer Abteilungsleitung mit untergeordneten Stabsfunktionen.

4.    Entsprechend der Analyse und den Empfehlungen von ISS werden folgende Maßnahmen bzgl. der Aufbauorganisation des Jugendamts durchgeführt:

•     Größe der Leitungsspanne auf Sachgebietsebene nach Aufgabenzuschnitten,

•     Synchronisierung der bezirklichen Struktur der Abteilungen entsprechend den sozial-räumlichen Kriterien der vier Regionen des Sozialen Dienstes zur Vereinheitlichung der räumlichen Organisationsstruktur,

•     Vereinheitlichung von Funktionsbezeichnungen zur Vereinheitlichung der Organisationsstruktur (Fachbereich, Abteilung, Sachgebiet, Team),

•     Einrichtung eines vierten Bezirks in der Abteilung 51.6 zur Angleichung der personellen und räumlichen Organisationsstruktur,

•     Zuordnung der einzelnen Sachgebiete entsprechend den Arbeitszusammenhängen (z.B. Adoptions- und Pflegedienst zu SoDi).

5.    Entsprechend den Empfehlungen von ISS werden die sieben Empfehlungen der Unterarbeitsgruppe IT umgesetzt:

•     Einführung des Programms TOPdesk im Fachbereich 51,

•     Initiierung eines Pilotprojektes zu Einführung der „papierlosen Akte“,

•     Verbesserung der Datenhaltung in der Zentralkartei,

•     Abstimmung auf Fachbereichsebene zur Verbesserung des Workflows im Personalmanagement,

•     Kurzfristige Einsetzung einer Expertengruppe zur Verbesserung von Zahlbarmachung und Haushaltsüberwachung in der Abteilung 51.3,

•     Etablierung eines Projektes zur Einführung und Umsetzung von Prosoz14+ in der Abteilung 51.3,

•     Verbesserung der Nutzung von EasyKid in der Abteilung „Kindertagesstätten“.

6.    Entsprechend den Ergebnissen der Workshops werden darüber hinaus folgende Maßnahmen umgesetzt:

•     Einrichtung von Sekretariatsstellen / ausreichenden Leitungsressourcen auf Abteilungsleitungsebene in allen Abteilungen,

•     Stärkung der Abteilung 51.6 durch Einrichtung einer Steuerungsunterstützung / Einrichtung eines Datenmanagements bei der Stabsstelle Planung.

Begründung

Die ISS Beratungs- und Entwicklungs GmbH hat in ihrer Organisationsbetrachtung des Fachbereichs Kinder, Jugend und Familie – Jugendamt erheblichen Handlungsbedarf festgestellt. Dieser Handlungsbedarf stimmt mit den Wahrnehmungen der Mitarbeiter_innen des Fachbereichs und der Politik weitestgehend überein.

Die im Gutachten beschrieben Maßnahmen müssen kurz- und mittelfristig umgesetzt werden, um den Fachbereich und seine Mitarbeiter_innen wieder handlungs- und entwicklungsfähig zu machen.

Ziel einer Neuorganisation muss deshalb eine funktionale Stärkung des Jugendamts in einer einheitlichen Struktur sein. Eine strukturelle Neuordnung mit einer Aufspaltung in zwei Fachbereiche in Verbindung mit einer Regionalisierung bindet – ungeachtet vieler weiterer Kritikpunkte – dringend benötigte Ressourcen und verschiebt ebenso dringend umzusetzende Maßnahmen in eine ferne Zukunft.